Sposób realizacji projektów

Informacje ogólne
Warunkiem uruchomienia dotacji jest wypełnienie, podpisanie i przekazanie na adres Fundacji następujących dokumentów (formularze do pobrania ze strony Fundacji): 

• Oświadczenie o zobowiązaniach dotacjobiorcy
  Określa szczegółowe zasady współpracy dotacjobiorcy i FWPN. 
  Dotacjobiorca jest zobowiązany do przekazania FWPN podpisanego Oświadczenia w terminie 3 miesięcy od daty przyznania dotacji, przy czym rozpoczęcie wypłaty dotacji musi nastąpić w terminie nie dłuższym niż 6 miesięcy od daty przyznania dotacji. Po przekroczeniu tych terminów decyzja traci swoją ważność.
  
  
• Plan kosztów i finansowania
  Dołączany do Oświadczenia o zobowiązaniach dotacjobiorcy. 
  Plan kosztów i finansowania powinien zostać skonstruowany w oparciu o przyznaną kwotę dotacji. Dofinansowanie w mniejszej kwocie niż wnioskowana nie uprawnia dotacjobiorcy do proporcjonalnego zmniejszenia wkładu środków własnych lub trzecich. Zmiany w pozycjach kosztorysowych powyżej 20% wymagają uzasadnienia. 
  

Informowanie opinii publicznej o współfinansowaniu projektu przez FWPN
W celu uruchomienia dotacji konieczne jest uzgodnienie z osobą odpowiedzialną za wniosek w FWPN sposobu informowania opinii publicznej o współfinansowaniu projektu przez Fundację Współpracy Polsko-Niemieckiej oraz zapoznanie się z zasadami umieszczania logo Fundacji na materiałach promocyjnych (logo do pobrania ze strony Fundacji).

Wypłata środków

Podstawę do wypłacenia środków stanowi Oświadczenie o zobowiązaniach dotacjobiorcy z dołączonym do niego Planem kosztów i finansowania. Dotacja wypłacana jest w ratach na następujących zasadach:

• harmonogram wypłaty rat powinien być dostosowany do terminów płatności za poszczególne pozycje kosztorysowe, finansowane przez FWPN;
• wypłata kolejnej raty jest uzależniona od rozliczenia finansowego poprzedniej transzy dotacji;
• W przypadku wypłaty dotacji w ratach Dotacjobiorca przed końcowym rozliczeniem projektu będzie mógł otrzymać maksymalnie 50% przyznanej dotacji. Pozostałe 50% dotacji może zostać przekazane Dotacjobiorcy po przedstawieniu przez niego prawidłowego rozliczenia końcowego projektu;
• Fundacja zastrzega sobie prawo wycofania przyznanych lub żądania zwrotu wypłaconych środków, jeśli naruszono warunki i zobowiązania określone w Oświadczeniu o zobowiązaniach dotacjobiorcy, zwłaszcza, gdy środki nie były wykorzystywane zgodnie z ich przeznaczeniem;
• Fundacja może żądać zwrotu wypłaconych środków w przypadku ich niewykorzystywania przez dotacjobiorcę w okresie dłuższym niż 3 miesiące.

Rozliczanie dotacji

• Dotacjobiorca przedkłada sprawozdanie finansowe w jednej wersji językowej oraz sprawozdanie końcowe w języku polskim i niemieckim (formularze do pobrania ze strony www.fwpn.org.pl → zakładka „Wnioski o dotację” → „Pliki do pobrania”).
• Dokumenty te należy złożyć zarówno w wersji papierowej (bez teczek, koszulek, spinaczy, zszywek i innych elementów plastikowych i metalowych), jak i elektronicznej (przesyłając na adres mailowy osoby prowadzącej projekt) w terminie do 2 miesięcy od zakończenia realizacji projektu. 

Projekty powinny odbywać się zgodnie z harmonogramem podanym we wniosku, jednak powinny być zrealizowane nie później niż do 31 grudnia roku, na który przyznana została dotacja, a czas ich realizacji co do zasady nie powinien przekroczyć 12 miesięcy.

• Sprawozdanie finansowe zawiera wykaz całościowych kosztów projektu oraz zestawienie dokumentów finansowo-księgowych (faktury, rachunki, umowy itp.). Do sprawozdania finansowego należy załączyć opisane kopie ww. dokumentów, potwierdzające wydatki pokryte ze środków Fundacji (poświadczone za zgodność z oryginałem). 
• Sprawozdanie końcowe zawiera informacje dotyczące przebiegu oraz ewaluacji projektu.
• W zależności od formy projektu do sprawozdania końcowego należy załączyć: informację o ilości uczestników wraz z podaniem nazwy reprezentowanej instytucji, dokumentację projektową (program, zdjęcia, materiał video, relacje medialne z wydarzenia) oraz materiały promocyjne (plakaty, ulotki, zaproszenia itp.). W przypadku projektów wydawniczych należy podać wysokość nakładu, cenę zbytu, przedstawić sposób sprzedaży oraz dołączyć w 5 egzemplarzach: książki, płyty CD, DVD, nagrania itp.
• Fundacja zastrzega sobie prawo do kontroli projektu i dokumentacji finansowo-księgowej dotyczącej wykorzystania wszystkich przeznaczonych na projekt środków.
• Dokumentację księgową oraz inne dokumenty istotne dla kontroli finansowej należy zachować przez pięć lat od momentu zakończenia projektu.
• Fundacja nie przyjmuje do rozliczania wydatków poniesionych przed datą przyznania dotacji, chyba że w decyzji o przyznaniu środków postanowiono inaczej.

Informacje dodatkowe

• Fundacja jest upoważniona do publikowania wyników i sprawozdań ze wspieranych przez nią projektów
• Fundacja może udostępnić osobom trzecim sprawozdania i  informacje o wynikach wspieranego przez nią projektu

Jeśli nadal mają Państwo pytania, serdecznie zapraszamy do kontaktu z nami.